Întrebări și răspunsuri cu privire la metodele „agile”
Cât de „agilă” este compania dumneavoastră?
„Agilitatea” este un termen cheie, care este utilizat precis și în compania dumneavoastră de ceva timp. Aproape toți vorbesc despre asta, însă mulți nu înțeleg întotdeauna ce se ascunde în spatele acestui termen. Pe bună dreptate, deoarece contextul în care este utilizat termenul este important pentru înțelegerea generală. Masa diverselor concepte referitoare la metodele muncii „agile” poate fi derutantă.
Astfel încât „agilitatea” să nu fie doar o modă în compania dumneavoastră, ci o abordare în sine, angajații dumneavoastră trebuie să cunoască semnificația, derularea și metodele muncii „agile”. De aceea am colectat pentru dumneavoastră și am răspuns la cele mai frecvente întrebări. Printre acestea poate se regăsesc și informații despre „agilitate”, care nu vă erau cunoscute.
Ce este munca „agilă”? Ce înțelegem prin acest termen?
Colaborarea „agilă” în companie împinge în prim plan munca în echipă. Rolurile clasice ale managementului care poartă răspunderea și a angajatului care acționează sunt anulate. Motto-ul este acum „work smarter, not harder”, deoarece în cazul muncii „agile” o echipă își asumă întotdeauna împreună răspunderea pentru deciziile luate. Nivelul de conducere are în acest scop întotdeauna sarcina să sprijine echipa și să o facă mai puternică.
Explicarea termenilor
Pe ce principii se bazează munca „agilă”?
- Clientul este rege: centrul tuturor metodelor „agile” este să obținem satisfacția clientului. Acest lucru înseamnă că problemele și așteptările acestuia sunt puse în centrul tuturor metodelor „agile”. În plus: termenul de client poate fi înțeles în acest context în mod propriu sau se poate referi și la clienții interni, din cadrul companiei.
- Procesul „agil” de muncă are întotdeauna loc în echipă. Echipa se organizează singură, lucrează strâns împreună și acționează pe proprie răspundere. De obicei se consideră că o echipă cu cinci până la opt membri este optimă.
- Participarea la un proiect ar trebui să aibă loc în mod voluntar, astfel încât motivația să fie și să rămână ridicată. Instrumentele necesare trebuie întotdeauna puse la dispoziție, deoarece mijloacele și resursele lipsă ar putea periclita succesul. Bineînțeles că acest lucru nu este întotdeauna posibil. Atunci însă acest aspect ar trebui comunicat și explicat, astfel încât membrii echipei să nu fie frustrați, ci să rămână în continuare motivați. Transparența este deci esențială.
- Membrii unei echipe își stabilesc obiective concrete măsurabile sau pietre de hotar. Sarcinile care trebuie îndeplinite pentru atingerea acelor obiective vor fi prioritizate și implementate pas cu pas.
- Fără ședințe regulate nu merge. Pentru a rămâne transparenți, nivelul evoluției trebuie verificat în mod constant și în funcție de acesta se vor deriva sau eventual defini noi pași.
- Fiecare echipă „agilă” își controlează propriul progres.
De când există munca „agilă”?
Bineînțeles că poți fi atât de eretic încât să spui: „de când lumea”, deoarece de exemplu și construcția unei case este de exemplu un proces „agil”. Din punct de vedere științific însă, primele teze și discuții cu privire la munca „agilă” au fost publicate în anii '50 și '70. Așa-numitul „agile manifest” a fost publicat în anul 2001. Acesta se referă mai ales la munca dezvoltatorilor de software, care căutau posibilități de a organiza proiecte complexe de IT. De aici s-au născut principiile de bază ale muncii „agile”.
De ce „agil”?
Care sunt avantajele muncii „agile”?
- Munca „agilă” este foarte eficientă
- în cadrul proceselor „agile” putem reacționa rapid la modificări
- un produs sau o stare se îmbunătățește continuu; soluții intermediare rapide conduc astfel la rezultatul final
- angajații calificați și motivați văd rapid rezultatele muncii lor și rămân astfel motivați
Atenție: condiția este ca o companie să promoveze și să introducă „agilitatea”, fără însă a o forța. Deoarece aceasta nu poate fi implementată fără angajați. Acest lucru înseamnă pentru cadrele de conducere să acorde încredere și să predea controlul, iar pentru angajați acest lucru înseamnă să își asume răspundere și să lucreze în echipă.
Care sunt dezavantajele muncii „agile”?
- Produsul final sau experiența utilizatorului final nu se află de obicei în centrul atenției muncii echipei „agile”. În funcție de complexitatea procesului până la produsul final, ne putem pierde printre soluții intermediare „agile”.
- În grupurile tradiționale și conduse în mod conservator procesul „agil” de muncă poate intra în conflict cu procesele standard formale ale companiei. Acțiunile „agile” ale angajaților nu prea funcționează armonios cu instrucțiunile de lucru și controalele permanente ale conducerii.
- Unii angajați preferă instrucțiuni directe de sus și nu se simt în largul lor când au multă responsabilitate.
A deveni „agil”
Cum introducem munca „agilă” în companie?
Introducerea metodelor „agilă” în companie este un proces de învățare pentru toate persoanele implicate. Multe companii apelează în acest scop la consultanță externă. Structurile organizaționale „agile” trebuie să se dezvolte încet, compania trebuie să crească în ele. Acest lucru necesită timp și este într-o oarecare măsură de asemenea un proces „agil”.
În primul și în primul rând compania dumneavoastră ar trebui să aibă o înțelegere unitară a „agilității”. Cele mai multe companii mari apelează în cazul introducerii unor procese „agile” la angajați care s-au remarcat deja în trecut printr-un grad ridicat al inițiativelor individuale și disponibilității de asumare a răspunderii. Asemenea angajați sunt compatibili cu echipele „agile”.
În primii pași atât departamentul de personal cât și nivelul de conducere ar trebui să participe în calitate de observatori și elemente de monitorizare la primele ședințe ale echipei, evitând însă să emită instrucții. Așa-numita retrospectivă, o ședință recurentă care are loc odată la două sau patru săptămâni este adecvată în acest scop, deoarece acolo se discută lucrurile care au funcționat bine și cele care au funcționat mai puțin bine.
Care este baza unui proces „agil”?
Aceste trei proceduri sunt incluse în orice proces „agil”:
- Ședințe regulate / Daylies: așa numite Stand-Up-Meetings, care de obicei nu durează mai mult de 15 minute, pot avea loc zilnic. În funcție de subiectul de lucru și necesarul grupului, poate fi însă și o ședință de o oră săptămânală. Ar trebui discutat în echipă ce necesită fiecare pentru îndeplinirea obiectivelor și ce poate face pentru a-i susține pe ceilalți.
- Transparență: pe un panou de comunicare se va reprezenta în mod inteligibil pentru toți participanții, cine la ce subiecte lucrează, ce a fost rezolvat și ce mai este deschis. Dacă există probleme, care împiedică rezolvarea unei sarcini, acestea trebuie reprezentate acolo. De regulă se utilizează în acest scop un panou Kanban. Acest lucru poate fi realizat printr-un panou de perete și post-it-uri sau lucrați cu panouri de planificare.
- Retrospectivă: În mod regulat se organizează ședințe, în care se recapitulează lucrurile care au mers bine și cele care nu. Aspectele negative trebuie contracarate. De aceea se elaborează soluții de îmbunătățire, care trebuie imediat implementate.
Cum funcționează munca „agilă” în proiect?
Tocmai proiectele sunt adecvate pentru a experimenta metodele de lucru „agile”. Prin aceste proceduri și proiectele dumneavoastră devin mai „agile”:
- Pas cu pas: Împărțiți proiectele mari în proiecte parțiale mici, numite și sprinturi, ale căror rezultate sunt publicate și al căror succes poate fi astfel imediat măsurat. Orice proiect parțial corespunde unei sarcini de pe panoul Kanban. Dacă puneți anumite proiecte parțiale într-o ordine logică, deoarece se bazează unele pe altele, faceți și o prioritizare automată pentru graficul dumneavoastră de proiect sau așa-numitul roadmap.
Apropo: Un proiect parțial poate conține alte pachete de sarcini. De aceea membrii proiectului realizează de multe ori propriul mini-panou Kanban, pentru a monitoriza progresul sarcinilor lor personale. - Rămâneți flexibil: Pentru a putea reacționa întotdeauna rapid în cadrul proiectului la cerințe modificate, se va planifica în mod concret doar următorul, în anumite cazuri și al doilea proiect parțial. Tot ce urmează după aceea este ce-i drept schițat în mare, însă detaliile nu sunt încă stabilite.
- Schimbați perspectiva: În cazul tuturor lucrurilor planificate și executate în proiect și în proiectul parțial, clientul sau utilizatorul este în centru. Puneți-vă întotdeauna următoarele întrebări de pornire: „Cum îmi pot ajuta clientul să…” Astfel nimeni nu scapă din ochi sensul și obiectivul proiectului.
Metode „agile”
Ce este un cadru de management „agil”?
Construiți un cadru de management „agil” atunci când sunteți sigur că doriți să implementați în compania dumneavoastră procese „agile” de lucru. Acest lucru înseamnă că crearea unui framework sau cadru va preceda întotdeauna introducerea metodelor de lucru „agile” cu grupuri pilot. Acestea vă pot susține cu experiențele lor la crearea cadrului pentru firma dumneavoastră. Există în principiu două cadre metodice, care sunt de obicei utilizate: Scrum și Kanban. Împreună cu grupurile dumneavoastră pilot stabiliți acum ce cadru urmează să fie utilizat.
În dezvoltarea de software mai există o serie de alte metode care se referă strict la acest domeniu de lucru. Acestea sunt mai mult sau mai puțin adecvate pentru utilizarea în alte domenii cum ar fi marketing, managementul de produs sau content.
Ce se înțelege prin tehnica Scrum?
Scrum înseamnă în română aproximativ bâlci sau înghesuială. Acest lucru are sens, deoarece Scrum se bazează pe supoziția că proiectele sunt de obicei atât de complexe deci se întâmplă atât de multe lucruri, încât este dificil să faci încă de la început un plan de proiect complet. De aceea metoda scrum se opune bâlciului cu o echipă mică, care colaborează în mod intens. Aceasta se bazează pe faptul că sarcinile parțiale ale unui proiect se construiesc pas cu pas (incremental), se repetă (iterativ) și au acces la experiențele deja făcute (empiric).
Metoda Scrum se bazează pe trei principii: transparență, verificare și adaptare. Acest lucru înseamnă că toată lumea este întotdeauna informată despre statusul proiectului, și despre eventuale probleme, care ar putea împiedica progresul. În mod regulat se verifică, dacă pașii de lucru planificați mai au sens. Eventual planul de dezvoltare este adaptat noilor cerințe.
În Scrum un proiect mare este compus din multe proiecte parțiale. În cadrul unui proiect parțial trebuie îndeplinite sarcini. Aceste sarcini vor fi procesate într-un interval fix de timp, așa numitul sprint, de către echipa de execuție.
Pentru ca procedurile conforme să fie respectate în cadrul unui proces Scrum, există roluri bine definite în cadrul echipei Scrum.
Care sunt rolurile într-un proiect clasic Scrum?
În dezvoltarea de software există cinci roluri tipice care trebuie să fie întotdeauna reprezentate pentru succesul unui proiect „agil”:
- Scrum-Master: este ocrotitorul cadrului „agil”. În același timp acesta este persoană de contact pentru echipa sa de dezvoltare. El cunoaște circumstanțele și dependențele unui proiect, consiliază echipa și încearcă să țină la distanță afectările nenecesare din exterior de aceștia. Cel mai important sparring partner al său este product owner. Împreună cu acesta el stabilește sarcinile în cadrul unui proiect parțial.
- Product Owner: stabilește obiectivele proiectului parțial în așa numitele sprinturi pentru echipa de proiect. Acesta trebuie să se asigure, că toate persoanele implicate înțeleg cerințele. Deoarece acesta poartă răspunderea pentru proiect, el elaborează și pachetele individuale de sarcini în cadrul unui proiect parțial. Acest lucru înseamnă că product ownerul prioritizează care sunt cele mai importante sarcini care pot fi efectuate mai târziu.
- Subject Matter Expert: este de fapt acea persoană care deține cunoștințele pe diverse subiecte. Și deoarece în multe cazuri o singură persoană nu deține toate cunoștințele, ci sunt mai multe persoane care au diverse cunoștințe, se vorbește în managementul „agil” de proiect și de așa numitul subject matter group. Membrii acestui grup sunt de obicei aceia care stabilesc cerințele pentru product owner, care le ia la rândul său în primire, le discută și le prioritizează împreună cu echipa de implementare.
- Business Owner: este acea persoană care facilitează în primul rând un proiect. El este așa numitul „sponsor principal”. Răspunderea sa o declină însă în favoarea product owner. Acesta trebuie să se adreseze la rândul său business owner, dacă are nevoie de sprijin suplimentar – de cele mai multe ori de natură financiară.
- Echipa de dezvoltatori: sunt acei oameni care lucrează efectiv la proiect. Ei implementează cerințele pe care le-a prioritizat înainte product ownerul.
Ce înseamnă Kanban?
Cu ajutorul Kanban puteți face vizibile cerințele stabilite pentru echipa dumneavoastră de proiect, le puteți prioritiza și puteți reprezenta progresul în procesarea acestor cerințe. Fiecare sarcină este reprezentată pe un card.
Derulare:
Începeți prin a parca toate cardurile într-o coloană: așa-numitul Backlog sau lista dumneavoastră de to-do, care trebuie prioritizată de abia în următorul pas.
În coloana de lângă organizați doar cerințele prioritizate, care trebuie rezolvate mai întâi. Să le spunem „de procesat”.
Fiecare angajat din echipă primește acum una dintre aceste sarcini. De obicei fiecare membru al echipei decide pentru sine ce sarcină dorește să preia.
În momentul când o sarcină a fost finalizată, cardul va fi mutat din coloana „de procesat” în următoarea coloană, la „finalizat”.
Dacă rămân pe panou prea multe carduri în faza „de procesat”, acest lucru este vizibil pentru toată lumea și se poate acționa imediat, identificând soluții, care sunt necesare pentru implementarea sarcinii.
Apropo: fiecare proiect este compus în esență din sarcini individuale sau pachete de lucru. De aceea metoda Kanban este o metodă pe care o puteți utiliza pentru toate proiectele, fiind compatibilă cu alte metode.
Care este diferența dintre Scrum și Kanban?
În principiu ambele cadre au procese similare. Scrum este însă mai reglementat. Acest lucru înseamnă că procedurile au caracter obligatoriu. Rolurile alocate în cadrul unei echipe aduc un grad mai ridicat de răspundere și termenele limită comunicate nu sunt negociabile. Kanban este în comparație un pic mai liber. Aici este vorba de a oferi mai multă transparență. O sarcină de lucru poate aluneca neprocesată către săptămâna următoare, fără ca să devină necesară o reprioritizare completă. Kanban este deci mai informativ, dar și un pic mai „dezorganizat” decât Scrum.
Indicație: în multe companii se folosesc frecvent forme mixte dintre Scrum și Kanban. Acestea se dezvoltă în mod automat din pașii muncii „agile”. Între timp există și o denumire pentru aceste procese: Scrumban.