Curat și ordonat în 6 pași
Organizarea facilă a biroului
Stive de documente în continuă creștere, nenumărate bilețele cu notițe, fotografii din concediul trecut și cești de cafea nespălate – așa arată multe birouri. Chiar dacă există studii, care spun că un post de lucru dezordonat stimulează creativitatea, există totuși câteva argumente în favoarea variantei bine organizate.
Institutul Fraunhofer a stabilit că până la o treime din timpul de lucru petrecut în birouri este irosit cu activități care nu creează valoare adăugată. Birourile dezorganizate, pe care angajații trebuie să caute permanent documentul potrivit, contribuie în mod decisiv la această ineficiență. Acest lucru poate fi evitat cu ușurință – noi vă arătăm cum.
De ce este atât de importantă organizarea biroului?
La prima vedere, ocuparea timpului cu organizarea biroului pare contraproductivă. În definitiv, ați putea face mai multă treabă în schimb. Cu toate acestea, un birou bine organizat vă aduce beneficii pe mai multe planuri:
- Lucrați mai repede dacă aveți toate materialele la îndemână.
- Sunteți mai productivi și vă puteți concentra mai bine dacă munca dumneavoastră nu este întreruptă de căutări.
- Aveți mai multă libertate de mișcare dacă pe biroul dumneavoastră este suficient spațiu.
- Lăsați o impresie profesională clienților și colegilor de lucru dacă biroul dumneavoastră este ordonat.
- Evitați răspândirea bacteriilor și virusurilor dacă biroul dumneavoastră este curățat în mod regulat.
În 6 pași spre un birou perfect organizat
Mulți angajați și-ar dori un birou ordonat, însă nu știu de unde să înceapă. Noi vă ajutăm să depășiți acest obstacol. În șase pași veți avea biroul organizat, astfel încât să rămână permanent în ordine.
1. Eliberarea și curățarea biroului
Pentru a avea suficient spațiu pentru reorganizare, trebuie să îndepărtați, în primul rând, toate obiectele și hârtiile de pe birou. Ștergeți ulterior suprafața mesei cu o lavetă din microfibră umedă. Ar trebui să eliberați complet și sertarele dumneavoastră și să le curățați umed.
În principiu, este oportună curățarea săptămânală a biroului. Cu toate acestea, ar trebui să ștergeți imediat resturile de mâncare sau petele de băuturi, pentru a evita, în primul rând, formarea germenilor. Aflați în următorul capitol mai multe informații cu privire la curățarea corectă a instrumentelor dumneavoastră electronice de birou.
2. Sortarea documentelor și instrumentelor
Acum, în fața dumneavoastră se află o grămadă de hârtii și materiale de lucru. Cel mai bine ar fi să începeți cu sortarea documentelor. Le puteți ordona pe patru categorii:
- Necesar pentru moment în vederea realizării sarcinilor curente
- Necesar constant
- Necesitate nesigură
- Poate fi eliminat imediat
Tot ceea ce se află în stiva 4) puteți elimina imediat. Puteți elimina și documentele din stiva 3) după două săptămâni, în cazul în care nu le-ați folosit între timp. Hârtiile din stivele 1) și 2) pot ajunge din nou pe biroul dumneavoastră, în mod ideal, ordonate într-un element de sortare.
În continuare, acordați atenție materialelor dumneavoastră de lucru, precum pixuri, agrafe de birou și alte instrumente. Orice nu mai este funcțional, poate fi eliminat imediat. Materialele de care nu mai aveți nevoie ar trebuie duse înapoi în depozit sau date mai departe colegilor.
3. Dispunerea ergonomică a echipamentelor de lucru
Scopul acestui pas este de a dispune echipamentele de lucru astfel încât să poată fi accesate cu ușurință și protejând spatele. Cu aceste accesorii puteți preveni reaglomerarea imediată a biroului dumneavoastră:
- Folosiți așa-numitele dispozitive pentru eliberarea biroului pentru a crea mai mult spațiu pe blat. Cu brațele pivotante pentru monitoare și telefoane, precum și suporturile pentru notebook-uri și tablete, puteți amplasa echipamentele hardware, în mod flexibil, la o distanță confortabilă.
- Cu ajutorul sistemelor de ordonare precum rafturi de sortare, coloane rotative pentru bibliorafturi și boxe cu sertare puteți opri războiul hârtiilor pe biroul dumneavoastră. Toate documentele își găsesc locurile lor.
4. Organizarea sertarelor
Toate echipamentele care trebuie să fie accesibile imediat, însă nu trebuie să stea pe birou, își găsesc locurile în sertare. Pentru ca acestea să nu se cufunde în haos, avem trei sfaturi pentru dumneavoastră:
- Folosiți elemente separatoare și cutii de depozitare pentru a crea compartimente practice, în care materialele de birou să își găsească locul. Astfel, ordinea se păstrează permanent.
- Aplicați un covoraș antiderapant pe baza sertarelor dumneavoastră, astfel încât obiectele să nu se amestece, alunecând de îndată ce le deschideți.
- Etichetați-vă sertarele și compartimentele interioare, astfel încât toate materialele să ajungă întotdeauna în același loc.
5. Instalarea unei tăvi pentru corespondența primită
În cursul zilei, pe biroul dumneavoastră ajung tot felul de documente, scrisori și însemnări. Pentru ca acestea să nu perturbe ordinea dumneavoastră nou creată, rugați-vă colegii să pună toată corespondența într-o tavă stabilită de dumneavoastră. Pe această cale puteți procesa corespondența în mod specific, la anumite ore ale zilei și nu mai sunteți deranjați din lucru. Parcurgeți corespondența și stabiliți prioritățile, după cum urmează:
- Eliminați imediat tot ceea ce este neimportant.
- Transmiteți mai departe documentele de care nu sunteți responsabili.
- Arhivați în biblioraftul corespunzător tot ceea ce poate fi îndosariat imediat.
- Procesați imediat tot ceea ce poate fi rezolvat în sub cinci minute.
- Stabiliți când doriți să vă ocupați de toate celelalte documente și pregătiți-le pentru revenirea asupra lor, de exemplu într-un compartiment definit din elementul dumneavoastră de sortare.
6. Faceți ordine la finalul fiecărei zi de lucru
Planificați cinci minute la finalul fiecărei zi de lucru pentru un ritual de ordine. Puneți toate materialele de lucru înapoi la locurile lor, astfel încât să începeți fiecare dimineață cu un birou curat. În modul acesta, la finalul zilei vă pregătiți pentru o seară liberă bine meritată.
Cum curăț cel mai bine dispozitivele electronice de pe birou?
Unde se adună cele mai multe bacterii și virusuri în birou? Telefonul este, după ceașca de cafea de ieri, cea mai mare sursă de germeni. Vă dezvăluim aici cum să îl curățați corect pe acesta și alte instrumente de birou.
Telefon și smartphone
Pe telefonul dumneavoastră rămân bacterii de pe mâini și din gură. De aceea ar trebui să îl curățați zilnic, mai ales în sezonul de răceală și gripă.
- Opriți telefonul sau smartphone-ul.
- Ștergeți receptorul și tastele telefonului cu o lavetă din microfibră și dezinfectant.
- Curățați ecranul tactil al smartphone-ului cu un spray igienic fără alcool și o lavetă din microfibră.
- Aveți grijă să nu se scurgă lichid prin carcasă.
Tastatură
Degetele nespălate și firmiturile de mâncare de pe birou vă murdăresc tastatura. În funcție de nivelul de murdărie, o curățenie săptămânală ar trebui să fie suficientă.
- Opriți calculatorul.
- Întoarceți tastatura și scuturați particulele libere.
- Suflați murdăria persistentă cu un spray cu aer comprimat.
- Ștergeți tastatura cu o lavetă din microfibră și dezinfectant.
- Curățați spațiile cu bețișoare cu vată.
Mouse
Ceea ce se aplică în cazul tastaturii dumneavoastră, este valabil și pentru mouse: curățarea zilnică este necesară pentru a limita răspândirea germenilor.
- Opriți calculatorul.
- Ștergeți mouse-ul cu o lavetă din microfibră și dezinfectant.
Monitor
Curățarea săptămânală a monitorului dumneavoastră vă asigură o imagine fără urme și amprente.
- Opriți calculatorul și deconectați sursa de alimentare a monitorului.
- Ștergeți ecranul cu o lavetă din microfibră ușor umedă.
- Evitați agenții de curățare pentru sticlă sau cei pe bază de alcool, fiindcă pot ataca suprafața.
Sperăm că sfaturile din acest articol vă sunt de ajutor pentru un post de lucru plăcut și curat. Vă oferim cu plăcere consultanță cu privire la echipamente pentru birou, precum și articole de curățenie și produse sanitare.
