Astfel găsiți distrugătorul de documente potrivit
Materialul tăiat, capacitatea de tăiere, clasa de protecție, gradul de securitate, capacitatea de captare … atunci când vă confruntați cu provocarea de a alege distrugătorul de documente potrivit, este ușor să vă pierdeți în fața ofertei extinse și a diferitelor funcții și caracteristici. În cele din urmă, nu toate documentele sunt la fel, iar protecția datelor se află în fruntea listei de priorități a majorității companiilor, nu doar odată cu implementarea Regulamentului general privind protecția datelor (RGPD).
Dar, din fericire, existăm noi! Ne-am gândit la o soluție cu care să rămâneți relaxați. Pe de o parte, aceasta este compusă din întrebările și răspunsurile noastre cu privire la implementarea RGPD, unde veți găsi câteva sfaturi și informații de bază. Iar pe de altă parte, constă în acest ghid de achiziții, care vă explică cele mai importante trei criterii – și câteva în plus – pentru alegerea distrugătorului de documente: 1) mediu de lucru, 2) clase de protecție și grade de securitate și 3) performanță. Să începem!
1. În ce mediu de lucru utilizați distrugătorul de documente?
Să începem cu ceva simplu: capacitatea de captare. Aceasta definește cantitatea de fâșii și bucăți de hârtie pe care o poate prelua distrugătorul dumneavoastră de documente, înainte să fie nevoie să îl goliți. Prin urmare, cu cât folosesc mai multe persoane noul dumneavoastră distrugător de documente, cu atât mai mare ar trebui să fie capacitatea de captare – cu excepția cazului în care vreți să vă auziți frecvent colegii strigând că distrugătorul de documente este iar plin. Mai jos v-am pregătit o scurtă imagine de ansamblu pentru cele mai frecvente situații.
Birou
- Pentru 1 – 3 persoane
- Capacitate de captare până la 25 litri
- Utilizare direct la postul de lucru, pentru birouri mici sau de uz personal
- Utilizare ocazională
Departament
- Pentru 4 – 8 persoane
- Capacitate de captare până la 85 litri
- Utilizare frecventă
Birou în plan deschis
- Pentru 9 persoane și mai multe
- Capacitate de captare începând de la 86 litri
- Pentru birouri în plan deschis sau un întreg etaj
- Utilizare constantă
Industrie
Găsiți distrugătoare de documente potrivite pentru uz industrial în categoria noastră de produse distrugătoare industriale de documente:
- Capacitate de captare începând de la 290 l
- inclusiv pentru distrugerea suporturilor de date digitale
- pentru utilizare constantă
2. Cât de confidențiale sunt documentele care trebuie distruse?
Clasele de protecție și gradele de securitate – la început, sună complicat. Dar nu vă faceți griji: de fapt, este foarte simplu. Și anume, atunci când înțelegeți că este vorba doar despre confidențialitatea documentelor pe care doriți să le distrugeți. Sau, mai simplu spus, este vorba despre următoarele: pentru documente neimportante este suficient un model de bază simplu, în timp ce pentru cele mai recente cifre de vânzări, strict confidențiale, ale Consiliului de administrație, este posibil să fie necesară varianta profesională …
2.1 Clase de protecție
Clasa de protecție 1: protecție normală pentru date interne
Pentru informații destinate și accesibile grupurilor mai mari. O publicare neautorizată ar avea efecte negative limitate asupra companiei. Protecția datelor cu caracter personal trebuie garantată. Exemple: corespondență care nu este relevantă din punct de vedere al know-how-ului, cataloage, circulare publicitare, notițe ...
Clasa de protecție 2: protecție ridicată pentru date confidențiale
Pentru informații limitate la un grup restrâns de persoane. Transferul nejustificat al acestora ar avea efecte semnificative asupra companiei și ar putea încălca obligații contractuale sau legi. Protecția datelor cu caracter personal trebuie să respecte standarde ridicate. Exemple: corespondență relevantă din punct de vedere al know-how-ului, precum oferte, cereri, note, certificate, date personale ...
Clasa de protecție 3: protecție foarte ridicată pentru date foarte confidențiale și secrete
Pentru informații care sunt limitate la un grup restrâns, cunoscut nominal, de persoane autorizate să le acceseze. Transferul neautorizat ar avea efecte grave, care ar pune în pericol existența companiei și ar încălca secrete profesionale, contracte și legi. Protecția datelor cu caracter personal trebuie garantată pe deplin. Exemple: documente ale conducerii societății, documente privind cercetarea și dezvoltarea, date financiare, informații clasificate ...
2.2 Grade de securitate
Gradele de securitate ale distrugătoarelor de documente se orientează, în principal, în funcție de diferitele tipuri de tăieturi. În acest sens, se aplică următorul principiu: cu cât mai mică este lățimea franjurilor, respectiv cu cât mai mică este dimensiunea bucățelelor, cu atât mai ridicat este gradul de securitate.
Tăiere în franjuri
- Tocarea documentelor dumneavoastră în franjuri simple.
- Se utilizează de cele mai multe ori la aparatele de bază.
- Grad de securitate maxim atins: 2
Tăiere încrucișată
- De regulă, îndeplinește gradul de securitate 3.
- Adecvată pentru a face datele sensibile de nerecunoscut.
Tăiere în bucățele
- Îndeplinește gradul de securitate 4 și peste (tăiere în microparticule).
- De departe cea mai bună alegere atunci când vreți să faceți datele sensibile de nerecunoscut, pentru totdeauna.
Grad de securitate P-1
- Date generale
- Posibilitate de reproducere cu efort redus
Grad de securitate P-2
- Date interne
- Posibilitate de reproducere cu efort deosebit
Grad de securitate P-3
- Date sensibile
- Posibilitate de reproducere cu efort substanțial
Grad de securitate P-4
- Date foarte sensibile
- Posibilitate de reproducere cu efort extraordinar
Grad de securitate P-5
- Date care trebuie ținute secrete
- Posibilitate de reproducere prin metode îndoielnice
Grad de securitate P-6
- Date secrete de maximă securitate
- Reproducere imposibilă din punct de vedere tehnic
Grad de securitate P-7
- Date strict secrete de maximă securitate
- Reproducere exclusă
Indicații importante
În cazul în care se colectează date de diferite grade de securitate, pentru distrugere se recomandă separarea acestora în funcție de diferitele niveluri. Dacă acest lucru nu este posibil, distrugerea trebuie realizată întotdeauna și în mod unitar conform celui mai ridicat grad de securitate, pentru a minimiza riscul unei distrugeri neadecvate. Sau, mai simplu formulat: dacă aveți îndoieli, alegeți următoarea clasă de protecție și gradul de securitate superior!
Doar distrugătoarele de documente cu tăiere în bucățele și cu gradul de securitate 4 sau superior îndeplinesc criteriile RGPD cu privire la distrugerea datelor cu caracter personal. Găsiți informații suplimentare în întrebările și răspunsurile noastre cu privire la implementarea RGPD.
2.3 Corespondența între gradele de securitate și clasele de protecție
Corespondența celor trei clase de protecție și a gradelor de securitate poate fi aplicată folosind următorul tabel:
- Clasa de protecție 1: grad de securitate 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
- Clasa de protecție 2: grad de securitate 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
- Clasa de protecție 3: grad de securitate 4, 5, 6, 7
(*) Această combinație nu este aplicabilă în cazul datelor cu caracter personal.
(**) Un grad de securitate superior acoperă mai bine clasa de protecție.
3. Cât de performant trebuie să fie distrugătorul dumneavoastră de documente?
Încă ceva simplu, la final: pe lângă capacitatea de captare și dimensiunea de tăiere, distrugătoarele de documente se diferențiază și prin numărul de foi care pot fi distruse simultan. Specificațiile se referă întotdeauna la hârtii în format DIN A4 80 g/m². De la patru coli până la 60 și mai multe deodată, avem diferite modele în gama noastră de produse. Așadar, gândiți-vă pur și simplu câte documente trebuie să distrugeți în medie – și cât timp din ziua de lucru vreți să petreceți tocând hârtie …
Ce rezultă din 3, 2, 1? Sistemul nostru de găsire a produselor!
Iar acum, că știți totul despre cele mai importante criterii pe care trebuie să le aveți în vedere atunci când alegeți distrugătorul de documente, următoarea etapă este, de departe, cea mai simplă: accesați sistemul nostru de găsire a produselor, răspundeți la trei întrebări scurte referitoare la subiectele anterioare – și gata. Am sortat în prealabil gama noastră extinsă de distrugătoare de documente, astfel încât să vă sugerăm modele care se potrivesc tuturor combinațiilor posibile de răspunsuri. Nu poate fi mai confortabil de atât – pe cuvânt!
Mai multe funcții și criterii de selecție
Clasificările materialelor și tipuri de suporturi de date
Este clar că puteți toca și distruge hârtie cu distrugătoarele de documente. Cu toate acestea, există însă și alte materiale, pe care le enumerăm pentru dumneavoastră în cele ce urmează. Fiecare clasă de materiale are o abreviere, care precedă gradul de securitate – de exemplu P4 sau O3. Prin această combinație, atunci când alegeți, puteți determina imediat care este modelul respectiv potrivit pentru fiecare scop de utilizare.
- P Produse din hârtie
- F Informații în formă redusă, precum filme, microfișe etc.
- O Suporturi optice de date, precum CD-uri, DVD-uri și discuri Blu-ray etc.
- T Suporturi magnetice de date, precum dischete, legitimații, benzi magnetice și casete etc.
- H Hard disk-uri cu suporturi magnetice de date, laptopuri și hard disk-uri externe
- E Suporturi electronice de date, precum stick-uri de memorie, unități de memorie și telefoane mobile
Sfat: în gama noastră de distrugătoare de documente puteți folosi criteriile de filtrare de pe partea stângă și să restrângeți selecția, folosind filtrul pentru material tăiat, de exemplu pentru „carduri de credit” sau „CD-uri/DVD-uri”.
Alimentare automată
Unele dintre distrugătoarele noastre de documente sunt adevărați „mâncăcioși”. Distrug hârtia stivuită imediat și fără să fie nevoie ca dumneavoastră să mai faceți ceva în acest sens. Cu excepția apăsării unui buton. Pur și simplu introduceți în distrugătorul de documente toate materialele care trebuie distruse, acționați tasta Start … și gata. Aparatul preia automat teancurile de hârtie, unul după altul, le distruge – și la schimb, vă oferă dumneavoastră timp pe care îl puteți folosi pentru activități mai utile.
Funcții suplimentare, precum recunoașterea metalelor sau protecție împotriva supraîncălzirii
Unele distrugătoare de documente au anumite funcții suplimentare, care fac ca funcționarea să fie și mai confortabilă. Printre acestea se numără, de exemplu, un lubrificator extern automat, care menține tăietoarele unse în timpul tăierii și asigură astfel o performanță de tăiere constantă, la nivel superior; sau o unitate de tăiere OMDD, care toacă fără efort, în cele mai mici particule (2 x 2 mm), suporturi de date precum CD-uri/DVD-uri, carduri de loialitate și carduri de credit, dar și dischete. O protecție automată împotriva supraîncălzirii poate fi de asemenea utilă, mai ales atunci când utilizați foarte des distrugătorul dumneavoastră de documente – în cele din urmă, marea majoritate a modelelor nu este adecvată pentru utilizare constantă. De aceea, aparatele de calitate superioară, cu această funcție suplimentară, vă arată câte documente mai puteți toca, respectiv cât timp trebuie să mai așteptați, până când distrugătorul de documente este din nou suficient de „cool” încât să continue.
Recunoașterea metalelor este, de asemenea, foarte practică – dacă vreodată ratați o capsă, aparatul protestează imediat și oprește temporar funcționarea. Mai exact, până când ați îndepărtat piesa metalică.
